什么是远程办公

  远程办公是指借助带调制解调器的计算机、电话或移动电话、传真机、语音信箱、因特网、电子邮件和音频视频会议软件等工具,在传统办公地点范围之外进行协同工作的新型办公方式。

远程办公存在的问题[1]

  1、工作效率。虚拟员工不必花时间跑至办公室打卡、收集材料、参加会议,有更多节省下来的时间可以投入工作哗在家工作的时候,个人问题的重要性会不知不觉地上升,如果工作的同时还受到家庭生活琐事或惰性的影响而分散精力的话,反而会影响工作效率。

  2、员工忠诚度。在家工作的员工很可能在利益驱使下,转向别的企业或变成个体办公族。对企业而言,员工的忠诚问题遇到了前所未有的挑战,特别是有能力的资深员工,这样的风险更大。

  3、员工的个人问题。虚拟办公的员工没有了上下班的时间概念和对穿着的在意,减少每天和其他人接触的机会,这无形中可能会失去了一些集体观念和纪律观念。同时,容易使虚拟员工产生孤立感和焦虑感,感到脱离了自己正常的社交关系网,同事之间、上下级之间的关系会趋于疏远,无法体验来自同伴的智力刺激,长此以往非常不利于员工个人的身心健康。

  4、团队的管理。虚拟办公的方式使企业的工作往往被分成一个个项目,以虚拟团队的方式运作,员工不再负责某一永久性的工作,取而代之的是以任务为导向的工作,即常被要求为了某一临时目标而组织团队,任务完成后则解散,加入到另一个团队中去。团队管理作为一个新的领域本身也有许多问题需要解决。比如,冲突和协调问题。当团队成员之间出现工作上的争执和矛盾的时候,项目经理仲裁和调解的工作会更难做。又如,每个成员都处干不同的地理位置,有着不同的作息时间、不同的工作习惯等,这也给整个团队的协调增加了难度。

  5、安全性和遗留的技术。如果公司以前已经建立了系统,那么迁移到安全的云模型可能会非常昂贵且耗时。此举可能需要大量投资才能达到他们已有的安全级别,尤其是在不希望使用VPN或IP通道的情况下。即使公司同意使用VPN,那么IT部门也必须管理这项新资产,而这也是要付出成本的。

  6、团队氛围。对团队成员来说,错失恐惧症是个大问题。很多以前没有从事过远程办公的员工很快就会产生错失恐惧症的感觉。如果他们错过了某些交谈,就会感觉被排斥,并可能影响生产力和士气。如果团队成员永远无法面对面接触,那么就很难形成积极的团队合作精神。人类是社会动物,如果我们没有面对面的相处时间,那么文化就会变得比较脆弱。

远程办公的优点

  满足特殊人群就业

  远程办公可以促进一些特殊社会群体就业。如有小孩的妈妈或爸爸,残障人士和生活在边远地区的人们。远程办公提高了公司的服务能力和业务国际化的范围,因为在不同时区的远程工作者可以确保公司的业务24小时运转。远程办公也使离岸外包业务成为可能。远程办公为雇员提供了灵活性,减轻了工作父母的负担,增加了员工的生产了并降低了旷工。虚拟办公室,使雇主可以保留有价值的员工,而且有利于富有成效的业务流程再设计对于订单管理和客户服务流程。

  环境环境压力,减少租金

  远程办公看成是一个可以缓解开车上下班所造成的交通堵塞,并由此造成的城市空气污染和石油使用的解决方案,它也可以降低个人的碳足迹,把每天上下班所产生的碳排放降到最低。对于网络基础设施和硬件的初始投资被提高工作效率和全面提升员工幸福(更多的珍贵的家庭时间,更少的旅行相关的压力)所平衡,这对于那些面对很大营业成本的需求的大型中心办公室的公司,是很有吸引力的。虽然在美国远程办公的工作者数量估计的各不相同,但一些研究预测这个数字在未来的几年还会持续增长。远程工作的障碍也会持续增长,包括来自雇主的不信任和员工的个人无条理性。

  凯特.李斯特 (Kate Lister) 和汤姆.哈尼斯 (Tom Harnish)在2008的研究表明,三千三百万美国人掌握着可以在家办公的工作。如果他们这么做,美国会大量降低对石油的依赖。根据他们来自环保局,交通部和其他7个最近的来源的综合数据,他们发现远程办公可以减少24%到48%的波斯湾石油进口,减少温室气体高达6700万吨一年,并且每年节约75 亿加仑汽油。这些新的远程工作者可以避免1540亿英里的驾驶和250亿美元的燃料费。更重要的是,他们的研究表明,没有了上下班的通勤,这些新的远程工作人员相当于多享受每年5周的休息时间。

  员工有更高的自由度

  远程办公的灵活性对于员工是一个值得拥有的额外赏赐。2008年Robert Half 的国际金融聘用指数的一项调查显示,1400名由公司招聘的首席财务执行官有13%的人认为远程工作对于会计职业是最好的招聘激励。早期的调查显示,33%的人认为远程办公是最好的招聘激励,50%的人它是第二好的方法。

远程办公的注意要点

  为保证远程办公的高效有序,经理们必须进行谨慎策划和持续监控,其中包括:

  1.对公司进行全面审核,确定适合远程办公的工作项目。

  2.综合人力资源、信息科技和设备管理,以有效地管理远程办公程序。

  3.获取部门经理的支持。实施远程办公的障碍点往往是他们认为远程办公难以管理。

  4.避免草率实施。技术和人力资源问题必须全面解决,否则计划将会错误百出。如何在分散的工作环境下维持一个明确的企业文化也需要谨慎考虑。

  5.建议采用构建于VPN(虚拟专用网)的安全性能。家居办公并不比办公室不安全,因为相对有较少的陌生人出入。

  6.考虑租用家居办公设备,并支付每月的宽带费用。

  7.确保经理与远程员工的沟通,包括定期的评审。如果忽略了这一点,远程办公将不能成功。

远程办公的经典案例

  由于IT技术类的工作不需要太多人际交流,只要有电脑和网络环境,即使身处乡间也能同样开展工作。,日本政府在2015年制定了“乡土远程办公”计划,鼓励企业下乡开设公司和分支机构,工作在绿水青山间 “远程办公”。

  日立制作计划将在两到三年内建立新体制,理想化预计在2020年,让十万名员工能在家或外出地点上班。

  日本还设立“远程办公日”,鼓励通勤者奥运期间在家办公,希望以此能鼓励改变日本人的 ” 工作狂 ” 习惯,让他们转而在家庭和娱乐活动中投入更多时间。目前日本采取“浮动工作时间制”和“远程雇佣制”的劳动者,已经占到了所有劳动者中的9%。

  2003年4月,33岁的Rosa将在6月做妈妈,她是思科系统香港地区企业业务开发主管,对于SARS的爆发Rosa非常担心,因此,她决定暂时不到位于人群密集的湾仔区的思科办公室,而是在家办公,但这并不影响她的正常工作。

  一直以来,思科公司拥有一个相对完备的内部信息平台。在不同软件的帮助下,思科员工几乎可以在网上独立完成包括制定会议日程、预订会议室、报销旅行开支、调整工资抵扣等在内的任何事情。思科中国公司部署的宽带应用、IP电话等为所有员工创造了灵活的在家办公条件。思科公司在香港、新加坡、悉尼、台湾及上海等地都实行了移动办公室计划:思科员工都配有配置了无线网卡的笔记本电脑,通过无线局域网的部署,帮助商业用户在办公室或远离办公室的家中、商务旅途中安全、高速地接入互联网.更可以通过VPN(虚拟专用网)访问公司内部网络。远程教育愿景I9531的爆发Rosa非常担心,因此,她决定暂时不到位于人群密集的湾仔区的思科办公室,而是在家办公,但这并不影响她的正常工作。

如何提高远程办公效率[2]

管理者如何管理

  管理效率下降,是因为你见不到一些员工了,你没办法非常快速地安排工作、调整节奏,员工在做什么,遇到什么问题,也没办法及时向你请示,得到你的指导,协同上就会遭遇挑战。

  沟通上具体会遇到什么问题?

  大家在一起的时候,遇到问题,一抬头就能跟旁观同事说一嘴,需要协助就喊一声,大家可能还会快速地召集开会等等,这些事情在远程办公里都做不到。

  尤其是每个人都在自己家里,如果有员工他不工作,你其实也不知道,他是不是因为心情焦虑,刷着新闻无心工作,你也无法知道。

  建议一:加强定期沟通。

  远程办公时沟通显得尤其重要,所以一定要加强定期的沟通。

  怎么样加强定期沟通呢?

  建议大家要开始实行两个制度:

  第一个制度是早会制度; 第二个制度是晚报告制度。

  建议二:是把目标拆解为任务。

  这句话意思是说,公司要懂得把本来是要在一天、一段时间里要完成的目标,开始拆解为每一天要完成的任务。因为很多事情,工作周期可能是一周、一个月,甚至更长时间。为了避免在远程办公时失去目标,我们需要把目标拆解到一个个任务上,把objective拆解为task。

  建议三:公司为大家准备线上协作工具。

  我们今天的沟通工具已经非常多元化。比如微信、企业微信和钉钉这一系列即时沟通工具。但大家办公的时候,往往要基于同一个文件、同一批文件协同,而即时沟通工具并不能传输大规模的文件。

员工如何自律

  1. 坚持规律的日程表。

  “无人监督,即使我们中间最自觉的人,也会偷懒。”

  建立一个日程表,不仅提供了一天的规划,更能帮助你保持干劲。如你在办公室一样,开启一天的工作。早些起床,穿戴整齐,一旦投入工作,尽量避免网上的诱惑。

  然后你需要花费一些时间,来为你的工作时间确定最佳的节奏。接着,按日为基础,对你能完成的工作量,确定有现实性的预期。确定日程表,并坚持不懈。

  2. 设定清晰的界限。

  当你在家办公时,难免将你的工作掺杂进你的家庭生活。“除非你谨慎的保持界限,否则你将开始感觉你始终处于工作之中,变得无家可归。” 这就是保持二者截然区分的原因所在。

  保持界限的一个方法是在你的家里开辟一个独立空间。你也希望保证你的朋友与心爱之人了解到,即使你身在家中,在安排好的工作时间,你是禁止打扰的。

  “即使门铃响起,除非我真的在期待有人来访,我会置之不理。”Kramer说这样做,不仅有助于你保持专注,更有助于你在一天工作结束时,更容易的脱离工作模式。

  3. 进行有规律的休息。

  尽快完成工作或许很诱人,尤其当你试图证明你在家也能卓有成效的工作时。但“进行有规律的’脑力休息’是极重要的。多久休息一次是最好的?一家社会媒体公司的研究者追踪了该公司中最有效率的员工的习惯。

  他们发现最佳员工往往专注的工作52分钟左右,之后会进行一次17分钟的休息。这些恢复精力的休息无需采取任何特定形式。

  4. 庆祝你的胜利。

  当你独力在家办公时,保持干劲将是困难的,尤其是当四周充满让你分心的事情时,比如朋友圈、微博,堆积如山的待洗衣物,急需整理的壁橱。保持动力的一个聪明的办法是,花费一点时间,来庆祝你在那天所已经能够完成的工作,而不是专注于那些你尚需完成的工作。

  你也可以坚持写日记,在日记里,回顾你一天中发生的事情,并记录下你可以从你的待办事项清单中划掉的项目。对你能够完成的工作进行每日提示,将有助于创建一个不断向前的良性循环。

相关条目

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参考文献

  1. ↑ 贾卫民;邓瑞丰.《虚拟办公企业的管理》[J]. 经济管理.2004(05).
  2. ↑ 刘润.远程办公,该如何提升工作/管理效率?.长江商学院EMBA.2020

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